注意: 默认情况下，当添加一个使用脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的帐户时，会自动创建该文件和从服务器下载相关数据。 此外，如果为脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 指定新的文件夹位置，会自动创建一个新文件。 可以手动将现有文件移动到此新文件夹，这样可以避免重新创建文件，节省时间，虽然这一操作并不是必需的。
如果具有 Exchange 帐户且想要脱机工作或使用默认 缓存 Exchange 模式，则会用到 Outlook 数据文件 (.ost)。 如果帐户是通过适用于 Outlook.com（前身为 Hotmail）的 Outlook Connector 设置的帐户，也会用到这一类型的数据文件。 Outlook 数据文件 (.ost) 是保存在邮件服务器上且无需备份（与 Outlook 数据文件 (.pst) 一样）的项目的副本。